L’applicazione di sistemi che sfruttano l’intelligenza artificiale per la gestione documentale e dei processi aziendali rappresenta un ulteriore passo verso la trasformazione digitale delle aziende e può fare la differenza per il proprio posizionamento all’interno di un mercato mutevole come quello odierno.
L’integrazione dell’Intelligenza Artificiale nelle aziende
Nell’era digitale, la gestione dei documenti rappresenta una sfida sempre più complessa. Il volume di dati cresce in modo esponenziale e la necessità di trovare informazioni rapidamente e facilmente diventa fondamentale.
L’intelligenza artificiale (IA) potrebbe essere la chiave per superare queste sfide e per aprire le porte a una gestione documentale senza confini come se le aziende potessero chattare con le informazioni aziendali.
Secondo i risultati della ricerca dell’Osservatorio Artificial Intelligence della School of Management del Politecnico di Milano il mercato dell’Intelligenza Artificiale, in Italia, cresce in maniera impetuosa raggiungendo il valore di 760 milioni di euro nel 2023.
La gran parte degli investimenti riguarda soluzioni di analisi e interpretazione testi per ricerca semantica, di classificazione, sintesi e spiegazione di documenti o agenti conversazionali tradizionali, mentre sono ancora limitati i progetti di Generative AI.
Intelligenza Artificiale e gestione documentale
Immagina un’azienda dove i documenti si classificano da soli, le informazioni si estraggono in un batter d’occhio e la ricerca di un contratto non richiede ore di lavoro infruttuoso. Sembra un sogno? Con l’intelligenza artificiale applicata alla gestione documentale, questo futuro è già realtà.
L’IA può trasformare il patrimonio informativo aziendale in una risorsa strategica.
L’uso degli algoritmi permette di conoscere ciò che già esiste all’interno dell’azienda, comprendere le relazioni tra informazioni e documenti, ma anche fare previsioni sugli scenari futuri.
Queste tecnologie possono estrarre e interpretare dati anche da tutti quei documenti che in origine non sono stati concepiti per essere gestiti e analizzati da parte dei software.
Ad esempio, in tutte quelle aziende che si trovano a dover gestire un grande patrimonio di informazioni, l’Intelligenza Artificiale renderebbe i flussi di lavoro più agili ed efficienti, permettendo di classificare automaticamente un documento e di restituirne il contenuto in modo dinamico.
Estrazione e classificazione automatica di informazioni da documenti
L’estrazione manuale dei dati dai documenti è un processo laborioso e dispendioso in termini di tempo. Richiede l’intervento manuale per selezionare e copiare le informazioni da ogni tabella presente nei documenti. Questo metodo è soggetto a errori e può richiedere molto tempo, soprattutto quando si tratta di un elevato numero di documenti.
L’assenza di automazione nell’estrazione dei dati amplifica il problema. Anche con un team dedicato al recupero dei dati, l’immissione manuale può richiedere giorni o addirittura settimane per ottenere informazioni utilizzabili.
L’intelligenza Artificiale può essere uno strumento che aiuta le aziende a fare le cose meglio e più velocemente.
Software di gestione documentale (DMS) dotati di IA possono automatizzare la classificazione dei documenti, l’estrazione dei dati e l’indicizzazione creando un archivio digitale sempre accessibile.
I sistemi di IA possono analizzare il contenuto dei documenti e classificarli automaticamente in base a criteri predefiniti, come tipologia, data, cliente o argomento anche in presenza di informazioni incomplete o di scarsa qualità.
Ricerca semantica e intelligenza artificiale (IA): un connubio rivoluzionario
Quando si parla di IA applicata alla gestione documentale occorre introdurre il concetto di ricerca semantica.
La ricerca semantica si riferisce a un insieme di tecniche volte a migliorare la comprensione e l’accesso alle informazioni. L’obiettivo è quello di andare oltre la semplice ricerca di parole chiave, per comprendere il significato e le relazioni tra i concetti in un contesto specifico.
Le tecniche di ricerca semantica utilizzate nell’AI includono l’analisi del linguaggio naturale (NLP): l’NLP viene utilizzata per estrarre informazioni da testi e documenti, come il significato delle parole, le relazioni tra le frasi e il contesto in cui vengono utilizzate.
La ricerca semantica e l’intelligenza artificiale (IA) sono due tecnologie interconnesse che stanno rivoluzionando il modo in cui interagiamo con le informazioni. Insieme, offrono un’esperienza di ricerca più ricca, precisa e personalizzata rispetto ai metodi tradizionali basati sulle parole chiave.
Nella gestione documentale, l’IA aiuta a identificare i documenti più pertinenti per l’utente, anche se la query è formulata in modo ambiguo o incompleto. L’analisi semantica riduce il numero di risultati irrilevanti e fornisce informazioni più precise e affidabili. Inoltre, l’IA apprende e si adatta nel tempo, migliorando continuamente la propria capacità di comprendere e rispondere alle query degli utenti.
Ecco qui che nel concreto le aziende si trovano a chattare con le informazioni cruciali e ad ottenere risposte rapide e sempre più precise.
Workflow automatici e flussi di lavoro intelligenti
Le funzionalità dell’IA abbinate alle tecnologie di automazione dei processi (workflow management) possono aiutare le organizzazioni ad automatizzare e snellire ulteriormente i loro processi.
Per realizzarsi, l’automazione dei processi richiede una solida base di gestione dei dati che provengono spesso da diverse fonti come gli ERP, CRM, database, caselle di posta e software.
L’intelligenza artificiale è in grado di interpretare le informazioni e di comprendere le relazioni causa-effetto tra diverse tipologie di documenti e informazioni, in modo da avviare workflow e flussi di lavoro automatizzati.
Un esempio di workflow intelligente è lo smistamento automatico delle e-mail: l’IA può identificare automaticamente determinate e-mail che richiedono l’avvio di flussi di lavoro predefiniti, estrarre le informazioni essenziali notificandole alle persone interessate in modo da velocizzare i processi e migliorare l’efficienza.
I vantaggi dell’intelligenza Artificiale nella gestione documentale
In conclusione, l’intelligenza artificiale (IA) applicata alla gestione documentale offre numerosi vantaggi, tra cui:
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Automazione dei compiti ripetitivi: L’IA può automatizzare la classificazione, l’indicizzazione, l’estrazione di dati e la archiviazione dei documenti, liberando tempo prezioso per attività più strategiche.
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Ricerca rapida e precisa per trovare i documenti necessari in modo rapido e preciso, anche all’interno di grandi volumi di dati.
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Migliore accesso alle informazioni: L’IA rende i documenti più accessibili e ricercabili, facilitando la collaborazione e la condivisione delle informazioni.
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Riduzione dei costi: L’automazione dei processi manuali riduce i costi di gestione documentale.
L’Intelligenza Artificiale rappresenta dunque un ulteriore passo nella digitalizzazione dei processi aziendali, svolgendo un compito di supporto e non di sostituzione del lavoro umano, rendendo più semplice il lavoro quotidiano e consentendo alle imprese di adattarsi agilmente alle mutevoli dinamiche del mercato.
Fonte: Arxivar.it