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Codice di Condotta Seclan

Codice di Condotta Seclan

Premessa

Il Codice di Condotta delinea sia le normative legali, sia i requisiti che un’organizzazione deve rispettare affinchè svolga le proprie attività commerciali in modo etico, fornendo a tutti i lavoratori un’indicazione circa la loro condotta sul posto di lavoro. Inoltre garantisce trasparenza ed aiuta a proteggere l’Azienda da violazioni che possono portare processi penali, sanzioni severe o danni alla sua reputazione. Il Codice di Condotta include principi che definiscono l’etica di un’Azienda, ma contiene anche regole specifiche per le azioni ed il comportamento delle Risorse tutte. Il Codice di Condotta, è la base per il successo di un’Azienda. Vengono definiti gli standard di comportamento base e vengono indicate alle Risorse tutte, le possibili azioni in caso di violazioni e comportamenti scorretti. Perciò il Codice di Condotta funge da linea guida che le Risorse tutte devono seguire sul posto di lavoro e nei loro rapporti con i partner commerciali. Il documento fornisce all’organizzazione, un quadro normativo per il comportamento che le Risorse tutte dovrebbero tenere e protegge dalle violazioni come, per es., la corruzione. Le norme del Codice di Condotta, sono orientate al profilo di Seclan e, oltre ad affrontare i valori dell’organizzazione stessa, copre anche i rischi che questa potrebbe incontrare, nel settore in cui opera. I Codici di Condotta sono regole di condotta che, in genere, contengono disposizioni non vincolanti, anche se l’autorevolezza dell’organismo da cui derivano fanno sì che siano di diffusa applicazione. I Codici di Condotta sono stati previsti in Italia per la prima volta nel 1996 e, in particolare, nel campo della protezione dei dati personali all’Art. 31, comma 1, lettera h) della Legge 675/96. Indubbiamente la maggiore rilevanza di tali Codici, è dovuta storicamente al D.Lgs 467/2001 che all’Art. 20 li ha introdotti allo scopo di disciplinare il trattamento dei dati personali in determinati settori quali, per es., Internet, il Marketing, i Sistemi Informativi, adottando un modello già sperimentato per il passato in altri campi, come quello giornalistico. L’intento era quello di pubblicare questi Codici di autodisciplina, sulla Gazzetta Ufficiale, al fine di dotare gli stessi di una specifica forza di osservazione della legge e poter garantire: la trasparenza, la riservatezza, il corretto uso dei dati che viaggiano nella Rete, ricorrendo a degli strumenti elastici, in grado di adeguarsi rapidamente all’evoluzione della nostra epoca. Lo stesso Codice di Condotta presenta come Allegati diversi Codici di Deontologia e buona condotta quali, per es.:

Codice di Deontologia e di Buona Condotta per il trattamento di dati personali ai fini statistici e scientifici.
Codice di Deontologia e di Buona Condotta per i Sistemi Informativi gestiti da soggetti privati in tema di crediti al consumo, affidabilità e puntualità nei pagamenti.
Codice di Deontologia e di Buona Condotta per il trattamento di dati personali per svolgere investigazioni difensive.
Codice di Deontologia e di Buona Condotta per il trattamento di dati personali effettuato a fini di informazione commerciale.

Lo stesso GDPR prevede che le organizzazioni devono essere incoraggiate ad elaborare Codici di Condotta, in modo da facilitarne l’effettiva applicazione. I Codici di Condotta sono una modalità concreta per imparare a conoscere ed applicare il principio di responsabilizzazione, in quanto insegnano a dimostrare all’esterno, la propria conformità al GDPR, coinvolgendo attivamente tutte le parti interessate. L’adesione ad un Codice di Condotta, comporta una serie di benefici per le imprese e quindi anche per Seclan. Una ragione in particolare può sintetizzare i vantaggi dell’adesione ad un Codice di Condotta: la possibilità di comunicare al Mercato un segnale importante di impegno e ricerca della conformità al GDPR che appunto, tramite l’adesione al Codice, diviene dimostrabile, Il Codice di Condotta, come si è precedentemente evinto, è un documento facoltativo che le aziende e quindi anche Seclan, presentano ai propri lavoratori attuali ed a quelli che verranno, contenente le regole e le norme di comportamento che tutti devono osservare. Le norme di comportamento possono riguardare sia l’aspetto etico sia quello morale, in particolare si riferiscono all’onestà, alla trasparenza, all’uguaglianza, alla riservatezza, alla diligenza, alla tutela dell’ambiente e delle persone. Il Codice di Condotta serve non solo a fornire un’immagine positiva dell’Azienda verso l’esterno, ma soprattutto serve internamente al fine di mantenere un buon livello di convivenza con i colleghi dal punto di vista del rispetto, dell’educazione e della collaborazione al fine di svolgere il proprio lavoro in un ambiente sereno e rispettoso e quindi anche più produttivo. Per aiutare a comprendere e rispettare le norme di condotta del Personale, viene in soccorso l’Ufficio Risorse Umane il cui compito, tra le altre mansioni, è quello di fare informazione sulle regole previste dal Codice di Condotta e sugli eventuali provvedimenti e sanzioni prese, in caso di violazione. Abbiamo detto che il Codice di Condotta contiene norme morali, etiche e di comportamento in generale e nello specifico contiene 3 sezioni così suddivise:

a) La regolamentazione nazionale, fa riferimento al C.C.N.L. di categoria ed al Codice Civile.
b) Le regole etiche e sociali che l’Azienda stabilisce in riferimento ai comportamenti da tenere durante il lavoro, le sanzioni previste e come si svolge il controllo dell’osservanza delle norme.
c) Le attività promozionali delle regole previste, al fine di far conoscere a tutte le Risorse, il Codice di Condotta.

Dare delle regole e far si’ che vengano rispettate, aiuterà l’Azienda a gestire al meglio il Personale e a far interagire i vari profili professionali dai vertici più alti, fino al livello meno elevato, con il risultato di avere una maggiore armonia e propensione alla collaborazione basata sul rispetto reciproco.

Introduzione

Dalla sua fondazione Seclan ha adottato prassi aziendali rette da integrità, onestà, correttezza e dal rispetto di tutte le leggi applicabili. I dipendenti Seclan hanno da sempre sostenuto e condiviso questo impegno nelle loro attività quotidiane e la reputazione di Seclan rimane ancor oggi una delle principali risorse dell’Azienda. Il Codice Etico aziendale prevede determinati valori e principi che Seclan si è impegnata a rispettare ed il presente Codice di Condotta dispone ed agevola la realizzazione continua di ciò che è espresso nel Codice Etico aziendale, fissando degli standard di comportamento minimi e non negoziabili, nelle principali aree di attività. Obiettivo del presente Codice non è di disciplinare tutte le eventuali situazioni che si possono verificare, bensì di servire come quadro di riferimento per la loro valutazione. I dipendenti dovranno comunque chiedere assistenza in caso di dubbi sul comportamento corretto da adottare in una determinata situazione, dal momento che ognuno di loro ha la responsabilità di “fare la cosa giusta”, responsabilità questa, che non può essere delegata. I dipendenti dovranno sempre basarsi sui seguenti principi:

Evitare qualsiasi condotta che potrebbe danneggiare o mettere a rischio Seclan o la sua reputazione.
Comportarsi in modo legale ed onesto.
Anteporre gli interessi dell’Azienda a quelli personali o di altra natura.

Ai fini di questo Codice, il termine “dipendenti” include ogni tipo di dipendenti, Manager e Top-Manager compresi, nonché tutti i collaboratori che a vario titolo e in modo continuativo, operano in Seclan, quindi in questo Codice, dipendenti, Risorse, collaboratori, lavoratori, sono fra loro assimilabili.

Rispettare la legge

Seclan e le sue Risorse tutte sono obbligate al rispetto della legge. Il rispetto di tutte le leggi ed i regolamenti in vigore, non deve mai essere oggetto di compromessi.

Conflitto di interessi

Un conflitto di interessi si verifica allorquando gli interessi personali di una Risorsa o gli interessi di un terzo, entrano in conflitto con quelli di Seclan. Le Risorse tutte dovranno evitare i conflitti di interessi, quando è possibile. In caso di conflitto di interessi o nel caso in cui una Risorsa affronti una situazione di potenziale conflitto di interessi, quest’ultima dovrà segnalare al proprio superiore diretto o al Responsabile Risorse Umane, in modo da affrontare le situazione in modo corretto e trasparente.

Membri della famiglia e parenti

I parenti diretti possono essere assunti come dipendenti o consulenti solo se la nomina si basa su precise competenze, prestazioni, capacità ed esperienze e purchè non si preveda un rapporto gerarchico diretto o indiretto tra dipendente e parente. I suddetti principi di assunzione imparziale sono validi per tutti gli aspetti del rapporto di lavoro, comprese le retribuzioni, le promozioni ed i trasferimenti, anche nel caso in cui la relazione nasca dopo che un certo lavoratore è entrato a far parte dell’Azienda. E’ possibile dare la priorità ai figli e/o parenti dei lavoratori Seclan per periodi di stage, di formazione, di collaborazione durante le vacanze e per simili incarichi a tempo determinato, purchè essi abbiano pari qualifiche rispetto ad altri candidati.

Opportunità per l'Azienda

I lavoratori Seclan non dovranno mai mettersi in concorrenza con l’Azienda, né dovranno sfruttare le opportunità commerciali che individuano durante il rapporto di lavoro, a meno che l’Azienda rinunci espressamente ad ogni interesse per tali opportunità. Se qualche Risorsa fosse interessata a sviluppare opportunità commerciali che potrebbero essere di interesse per l’Azienda, essa dovrà informare il proprio superiore diretto, il quale sottoporrà la questione alla Direzione Aziendale per capire se l’Azienda è interessata o meno a tale opportunità. Nel caso in cui l’Azienda non esprimesse interesse per tali opportunità, la Risorsa potrebbe sfruttarla a proprio vantaggio solo e solo se ciò non lo ponesse in concorrenza con le attività dell’Azienda stessa.

Correttezza Commerciale

Seclan è pronta a competere con successo nel mondo degli affari e lo farà nel pieno rispetto di tutte le leggi che regolano il “diritto della concorrenza”. Le Risorse tutte dovranno quindi rispettare sempre le seguenti regole:

le politiche commerciali ed i prezzi saranno SEMPRE stabiliti in modo indipendente e non saranno MAI concordati, formalmente o informalmente, con i concorrenti e con terze parti non collegate all’Azienda, sia in modo diretto, sia indiretto;
i Clienti saranno SEMPRE il risultato di un’equa concorrenza;
i Clienti ed i Fornitori saranno SEMPRE trattati con correttezza.

Tutte le Risorse, in particolare quelle che lavorano nel Marketing, nelle Vendite e negli Acquisti o che sono regolarmente in contatto con i concorrenti, devono garantire di avere familiarità con le norme sulla concorrenza; in caso di dubbio, dovranno contattare, per chiedere supporto, il Responsabile Risorse Umane.

Informazioni riservate

Per informazioni riservate si intende tutte quelle informazioni di rilevanza aziendale e che non sono di pubblico dominio. Tali informazioni comprendono i segreti commerciali, i piani aziendali come quelli relativi al marketing, le preferenze dei consumatori, i Data-Base relativi agli stipendi, benefit vari e qualunque altro dato finanziario o di altro genere non reso pubblico. Per Seclan, la continuità dei risultati positivi dipende anche dall’uso dei suoi dati riservati e dal fatto che gli stessi non siano divulgati a terzi. Le Risorse tutte NON dovranno divulgare i dati riservati né consentirne la divulgazione, a meno che questo non sia richiesto dalla legge o autorizzato espressamente dalla Direzione Aziendale e tale obbligo continua anche dopo il termine del rapporto di lavoro. Inoltre, le Risorse tutte, devono fare tutto il possibile per evitare una divulgazione involontaria dei dati, prestando particolare attenzione nelle operazioni di salvataggio o di trasmissione dei dati riservati. Seclan riconosce alle terze parti lo stesso interesse a proteggere i loro dati riservati. Nei casi in cui si valuta necessario la condivisione di tali dati riservati, essi saranno trattati da Seclan nello stesso modo in cui fossero i suoi; nello stesso spirito la Risorse tutte proteggeranno i dati riservati di cui sono venuti in possesso, durante i precedenti rapporti di lavoro.

Frodi e protezione dati aziendali

Le Risorse Seclan, NON devono MAI lasciarsi coinvolgere in frodi o in altri comportamenti disonesti che coinvolgono le proprietà o i beni aziendali oppure i report finanziari e contabili aziendali o di terzi. Questi atti non comportano SOLO sanzioni disciplinari, ma potrebbero portare ad un’azione penale contro le Risorse stesse. I dati finanziari di Seclan costituiscono la base della gestione delle attività dell’Azienda e dell’adempimento dei suoi obblighi verso le diverse parti interessate. I dipendenti dovranno salvaguardare e fare buon uso adeguato ed efficiente delle proprietà aziendali. Le Risorse tutte dovranno cercare di proteggere le proprietà aziendali, contro perdite, danni, usi scorretti, furti, frodi, appropriazioni indebite, e distruzioni. Tali obblighi riguardano sia i beni tangibili sia quelli intangibili, compresi il know-how, i dati riservati o esclusivi ed i sistemi informativi. Nei limiti consentiti dalla legge in vigore, l’Azienda si riserva il diritto di monitorare e verificare come i propri beni vengano usati dalle sue Risorse, anche con una verifica di tutte le mail e dei file presenti nella rete di terminali aziendali.

Corruzione

Le Risorse Seclan NON devono MAI, in forma diretta o attraverso intermediari offrire o promettere benefici personali o illeciti, di tipo finanziario o di altro genere, al fine di ottenere o mantenere un business o altri vantaggi mediante terzi, sia al livello pubblico sia a livello privato. Le Risorse Seclan NON devono neppure accettare tali benefici in cambio di trattamenti preferenziali di terzi. Inoltre le Risorse tutte dovranno evitare qualsiasi attività o comportamento che potrebbero far pensare o sospettare tale tipo di condotta o intenzione. Le Risorse Seclan devono essere consapevoli che offrire o accettare tali benefici illeciti al fine di influenzare le decisioni dei beneficiari, potrebbe comportare sanzioni disciplinari e anche azioni penali. I benefici illeciti possono essere costituiti da qualsiasi cosa abbia valore per il beneficiario, per es., eventuali contratti di assunzione, di consulenza o di fornitura.

Regalie, pranzi e intrattenimenti

Le Risorse Seclan NON dovranno farsi influenzare accettando di ricevere favori, né dovranno cercare di influenzare in modo illecito gli altri offrendo favori. Le Risorse Seclan potranno solo offrire o accettare pranzi di portata ragionevole o doni simbolici ed adeguati alle circostanze e non dovranno accettare o offrire doni, pranzi o intrattenimenti laddove questo possa creare l’impressione di voler influenzare in modo illecito le relative relazioni commerciali. Per valutare una situazione alla luce di quanto fin qui detto, al fine di evitare anche solo il sospetto di accordi illeciti o in caso di dubbi, le Risorse Seclan dovranno chiedere spiegazioni al proprio superiore diretto o al Responsabile Risorse Umane.

Discriminazioni e molestie

Seclan rispetta la dignità, la privacy ed i diritti personali di ogni lavoratore e si impegna ad evitare qualsiasi episodio di discriminazione e di molestia nel posto di lavoro. I lavoratori NON devono quindi fare discriminazioni in base all’origine, alla nazionalità, alla religione, alla razza, al sesso, all’età o alle tendenze sessuali o esercitare qualsiasi tipo di molestia verbale o fisica basata su uno dei fattori di cui sopra o su altri motivi. I dipendenti che ritengono che nel loro posto di lavoro i suddetti principi non siani rispettati, sono invitati a segnalarlo al Responsabile Risorse Umane.

Mancato rispetto delle norme contenute nel Codice di Condotta

E’ responsabilità di OGNI dipendente garantire il pieno rispetto di tutte le disposizioni contenute in questo Codice e chiedere chiarimenti, quando necessario, al proprio superiore diretto o al Responsabile Risorse Umane. “Fare la cosa giusta” e assicurare i più elevati standard di correttezza, è una responsabilità personale di ogni dipendente che non può essere delegata. In caso di dubbio, i dipendenti devono SEMPRE seguire i principi fondamentali specificati nella “Premessa” a questo Codice e comunque al Codice Etico aziendale.

Segnalazioni di comportamenti illegali e non conformi al Codice di Condotta

La presente “Appendice”, fornisce ulteriori istruzioni a completamento dei 2 Capitoli di codesto Codice, che costituiscono la pietra angolare dell’impegno di Seclan contro l’abuso d’ufficio e la corruzione: vedi il Capitolo denominato “Corruzione” ed il Capitolo denominato “Regalie, pranzi, intrattenimenti”. La corruzione perpetua la povertà, mina lo sviluppo economico e falsa la concorrenza, Seclan si è impegnata a promuovere una forte etica del lavoro e PROIBISCE categoricamente ai propri dipendenti, fornitori di servizi, di farsi coinvolgere in episodi di corruzione o di adottare comportamenti che potrebbero apparire o essere interpretati come attività illecite. Intrattenimenti, tour locali, eventi culturali ed attività simili, possono essere offerti alle terze parti in modo ragionevole ed adeguato solo in collegamento ad eventi supportati o sponsorizzati da Seclan. I dipendenti Seclan NON devono MAI pagare o fare ricorso a terze parti per pagare gratifiche non ufficiali a funzionari o dipendenti governativi (italiani o di altra nazione), al fine di assicurare o accelerare pratiche amministrative. Seclan ha adottato una politica generale che proibisce di fornire contributi ai partiti politici o ai candidati. Qualsiasi eccezione a questa politica generale, deve essere approvata dai vertici aziendali se non solo dal Presidente. La presente procedura non impedisce alla Seclan di organizzare e amministrare comitati di azione politica che siano finanziati dai dipendenti Seclan, nel pieno rispetto delle leggi in vigore. Nell’ambito dei controlli contro la corruzione, Seclan richiede che tutte le transazioni commerciali ed i flussi finanziari, siano adeguatamente registrati, classificati e documentati compresi quelli riguardanti la fornitura di regali, ospitalità, viaggi, intrattenimenti e quant’altro.

Appendice sulla corruzione

I dipendenti esercitano le proprie funzioni cercando di razionalizzare e contenere l’uso delle risorse aziendali e sono tenuti alla corretta applicazione delle disposizioni relative alla sicurezza per proteggere i dispositivi hardware da accessi non autorizzati, che potrebbero gravemente ledere i diritti alla protezione dei dati personali del personale e dei Clienti Seclan.

Codice di Condotta Seclan

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